İLETİŞİM

Düzce Üniversitesi Rektörlüğü Özel Kalem

Rektörlük Binası 5. Kat  Düzce / Konuralp Yerleşkesi   

Tel No :     0380 542 11 01-02 

Fax      :    0380 542 1109

E- Posta : ozelkalem@duzce.edu.tr

YÖNETİM

Emine Tuba AKMES

Özel Kalem Müdürü

tubaakmes@duzce.edu.tr

 

Enes KARAGÖZ

Bilgisayar İşletmeni

1002
eneskaragoz@duzce.edu.tr

Tuğçe Akkaya

Büro Personeli

1003
tugceakkaya@duzce.edu.tr

 

Ahmet ALTUNER

Güvenlik Amiri

1837

YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLARI

• Rektörlük Makamının etkin ve verimli çalışabileceği ortamı sağlamak, verilen talimatlar doğrultusunda günlük çalışma programını hazırlamak, yapacakları görüşmeleri düzenlemek, yurt içi ve yurt dışı görevlerini organize etmek, temsil ve protokol hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,
• Makamın iş ve işlemlerini yürütmek, emir ve talimatlarını ilgililere duyurmak, takip etmek, istenilen bilgi ve belgeleri kurum içi ve kurum dışından zamanında temin ederek Makama sunmak,
• Rektörlük Makamının tüm telefon görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek,
• Rektörlük Makamının emirleri doğrultusunda birimlerin çalışmalarının izlenmesi ve takibini yapmak,
• Makama imza için sunulan yazıları, yazışma kuralları açısından kontrol etmek, varsa gerekli düzeltmelerin yapılmasını ve imzalanan, havale edilen ya da işi bitenlerin ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak,
• Rektörlük Makamının protokol, ziyaret ve tören işlerinde İletişim ve Tanıtım Koordinatörlüğüne bilgi vermek,
• Rektörlük tarafından düzenlenen etkinliklerde İl Protokolü ile irtibatı sağlamak ve İletişim Tanıtım Koordinatörlüğüne bilgi vermek,
• Makamca istenilen ya da Makama sunulan konularla ilgili araştırma ve incelemeleri yapmak, tamamlayıcı bilgi ve belgeleri sağlamak,
• Özel Kalem Birimi ile ilgili konularda kurum içi rutin yazışmaları yapmak; kayıt, havale, dosyalama ve takip işleri ile Makamın tebrik, teşekkür, başsağlığı vb. yazışmalarını yürütmek,
• Özel Kalem Birimine ait birim faaliyet raporunu hazırlamak,
• Özel Kalem Müdürünce özel kalem biriminde çalışan personelin görev dağılımını yapmak, kontrol etmek, çalışmalarını düzenlemek, personelin iş veriminin arttırılması, için gerekli çalışmaları yapmak,
• Özel Kalem Biriminin arşivinin tertip ve düzenini sağlamak, saklanması gereken her türlü yazı ve gizli evrakın düzenli bir şekilde dosyalanmasını, arşivlenmesini sağlamak,
• Makam tarafından verilecek diğer işleri yapmak.